สถานะดำเนินการ
1. ยังไม่เปิดเอกสาร
2. รับทราบ
3. มอบหมาย/ปฏิบัติงานเสร็จ

แสดงสถานะเอกสารสำหรับผู้ปฏิบัติงาน
ตัวอย่างที่ 1
สีเทา มีเลข 1 หมายถึง หัวหน้าส่งเอกสารให้ทั้งหมด 1 คน
สีแดง มีเลข 0 หมายถึง จำนวนคนที่ยังไม่ได้เปิดเอกสาร
สีม่วง มีเลข 1 หมายถึง จำนวนคนที่เปิดเอกสารแล้วสถานะเอกสารคือรับทราบ มี 1 คน
สีเขียว มีเลข 0 หมายถึง จำนวนคนที่ี่เปิดอ่านแล้วบันทึกการปฏิบัติงานเสร็จแล้ว

ตัวอย่างที่ 2
สีเทา มีเลข 15 หมายถึง หัวหน้าส่งเอกสารให้ทั้งหมด 15 คน
สีแดง มีเลข 5 หมายถึง จำนวนคนที่ยังไม่ได้เปิดเอกสาร 5 คน
สีม่วง มีเลข 6 หมายถึง จำนวนคนที่เปิดเอกสารแล้วสถานะเอกสารคือรับทราบ มี 6 คน
สีเขียว มีเลข 4 หมายถึง จำนวนคนที่ี่เปิดอ่านแล้วบันทึกการปฏิบัติงานเสร็จแล้ว มี 4 คน

คู่มือผู้ใช้ผู้บริหารversion.1
คู่มือผู้ใช้หน่วยสารบรรณ version.1,
คู่มือผู้ใช้หัวหน้าฝ่าย/ศูนย์ version.1,
คู่มือผู้ใช้ผู้ปฏิบัติงาน version.1,
ระบบงานสารบรรณ version.1

- สำหรับผู้ปฏิงาน เมื่อยืนยันการขออนุมัติหนังสือแล้วสถานะหนังสือเปลี่ยนจาก หนังสือสร้าง > ขออนุมัติ ผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถกลับมาแก้ไขหนังสือได้ ต้องให้หัวหน้าฝ่ายหรืองานสารบรรณเป็นผู้แก้ไข

- ตัวเลขต่างๆในระบบนี้ใช้เป็นตัวเลขอารบิก
- หนังสือรับจะมีช่องให้ระบุ รับที่ ควรระบุเพื่อความสะดวกในการค้นหาหนังสือของแต่ละหน่วยงาน

- สำหรับผู้ปฏิงาน จะมีสถานะดำเนินการ 3 สถานะ
1.ยังไม่เปิดเอกสาร คือหนังสือฉบับนี้ยังไม่เคยถูกเปิดโดยผู้ปฏิงาน
2.รับทราบ คือหนังสือฉบับนี้ถูกเปิดขึ้นเพื่อดูรายละเอียดแล้วโดยผู้ปฏิงานถือเป็นการรับทราบเรื่องแล้ว
3.ปฏิบัติงานเสร็จ เมื่อผู้ปฏิบัติงานเปิดดูเอกสาร บันทึกการดำเนินงาน แล้วต้องคลิก ยืนยันการปฏิบัติงานเสร็จ เสร็จสิ้นกระบวนการรับหนังสือ

- สำหรับหัวหน้าฝ่าย จะมีสถานะดำเนินการ 3 สถานะ
1.ยังไม่เปิดเอกสาร คือเหนังสือฉบับนี้ยังไม่เคยถูกเปิดโดยสำหรับหัวหน้าฝ่าย
2.รับทราบ คือหนังสือฉบับนี้ถูกเปิดขึ้นเพื่อดูรายละเอียดแล้วโดยหัวหน้าฝ่ายถือเป็นการรับทราบเรื่องแล้ว
3.มอบหมาย เมื่อหัวหน้าฝ่ายเปิดดูเอกสาร แล้วคลิกบันทึกการมอบหมายเพื่อใส่ข้อความแจ้งและเลือกผู้ปฏิบัติงาน แล้วต้องคลิก ยืนยันการมอบหมาย เป็นการเสร็จสิ้นการรับหนังสือเข้ามาแล้วมอบหมายงานให้กับผู้ปฏิบัติงาน